Журнал регистрации это документ, в который вносятся подробные сведения о создании документа – дата, его наименование, номер, под которым тот был зарегистрирован. По этим сведениям документацию проще отыскать в архиве, когда в этом возникает потребность.
- Основные принципы регистрации
- Регистрировать обязательно
- Виды журналов регистрации
- Журналы (книги) регистрации
- Журнал регистрации входящих и исходящих документов
- Бумажная форма журнала регистрации входящей и исходящей документации
- Основные графы
- Основные правила заполнения
- Журнал регистрации приказов
- Внешний вид документа, описание его полей, содержание
- Для чего необходим
- Регистрационные карточки
- Кто должен вести регистрацию документов
Основные принципы регистрации
Они закрепляются в правовых актах, отнесенных к сфере делопроизводства. Нормы применяемые делопроизводителями в настоящий момент, были закреплены в 2018 году. В них описан четкий порядок действий при регистрации бумаг, созданных внутри организации. Указанные в законе требования к ведению журналов на предприятии должны соблюдаться, за их нарушение полагается штраф.
К описываемым принципам относятся следующие требования:
- регистрация проводится единожды. Ее повторение является нарушением закона;
- бумаги регистрируют, относя их к определенным группам. Принадлежность определяется по классификационным признакам;
- обязательное соблюдение сроков – регистрация должна проводиться или в день прибытия (отправки) документов, или в день их подписания;
- регистрация проводится в пределах календарного года.
Регистрировать обязательно
Это – одно из общих правил ведения журналов регистрации. Вся документация, прибывающая в организацию или создаваемая в ней и требующая учета, должна быть зарегистрирована. В журналы вносятся сведения о следующих группах документов:
- поступившие от компаний или физических лиц;
- внутренние;
- отправляемые;
- требующие ответа;
- поступившие из государственных документов;
- затрагивающие вопросы кадрового делопроизводства.
Единого перечня таких документов не существует. Отображение их движения – то, для чего предназначен журнал регистрации.
Виды журналов регистрации
Законодательство содержит требования к тому, какие виды учетных документов должны присутствовать на предприятии. В ведении юридического лица должны находиться журналы, на страницы которых вносятся сведения о:
- изменении личного состава в пределах организации (принятие на работу, увольнение, нахождение в отпуске и т.д.)
- письмах, прибывших на адрес фирмы;
- письмах, отправленных фирмой;
- приказах, закрепляющих изменения в основной деятельности или иные аспекты, связанные с ее осуществлением;
- учете приказов по административно-хозяйственной деятельности.
Приведенный выше перечень помогает ответить на вопрос о том, каково минимальное количество регистрационных журналов в организации. Их количество начинается от 6, если не учитывать те, что находятся в архиве в связи с заполнением всех полей.
Журналы (книги) регистрации
К ним предъявляются достаточно четкие требования. Понять, что содержит журнал регистрации, можно по его наименованию. Оно точно отражает то, о каких документах в нем хранится информация. При этом требования к данному виду документов учета могут отличаться. Например, может меняться длительность хранения журнала регистрации.
Журнал регистрации входящих и исходящих документов
Имеется в любой компании. Необходим для полноценного управления организацией, отображает корреспонденцию, поступившую на ее адрес. То, как выглядит журнал регистрации данного типа, выбирает руководство компании. Разрешено ведение учета в бумажной и электронной форме.
Бумажная форма журнала регистрации входящей и исходящей документации
Внешне выглядит как типографская книга формата А4 со страницами в виде таблиц. Обычно есть возможность вписать нужные графы самостоятельно. Заполнение ведется шариковыми ручками с чернилами голубого, синего, фиолетового или черного цвета.
Основные графы
Они внесены в шаблон документа. К стандартным полям относят:
- регистрационный номер;
- дату;
- вид поступивших бумаг;
- их содержание (кратко);
- указание на корреспондента;
- указание на исполнителя.
То, как заполнять журнал регистрации после стандартных полей, решит руководство.
Основные правила заполнения
Для сохранения информации записи ведутся шариковой ручкой. Исправления могут внести карандашом. Данные вносятся в полном объеме, иногда применяются общепринятые сокращения (по утвержденному перечню).
Журнал регистрации приказов
Необходим для отображения движения бумаг, важных для жизни юридического лица. Имеет несколько основных разновидностей, хранится от 5 до 75 лет. Есть четкие требования к тому, как нумеруется журнал регистрации.
Внешний вид документа, описание его полей, содержание
Строгих требований к внешнему виду нет. Стандартный образец журнала регистрации – амбарная тетрадь с листами формата А4. Страницы разделяются на несколько граф. Стандартное их число – 8. При необходимости, в соответствии с правилами оформления журналов регистрации, руководство организации может добавить дополнительные поля. Стандартно содержит информацию о принятых в компании приказах, их номер, дату принятия, сведения о том, кем был вынесен приказ и т.д.
Для чего необходим
Основное предназначение – быстрое нахождение конкретного приказа, вне зависимости от того, сколько документов после него было вынесено. По этой причине опытный делопроизводитель должен знать не только то, как оформить журнал регистрации, но и то, как быстро отыскать внесенные в него сведения.
Регистрационные карточки
К этому виду документов прибегают когда компания не имеет СЭД и у нее нет возможности подключения электронного документооборота. С помощью карточек документ регистрируется в нескольких картотеках по классифицирующим признакам.
Кто должен вести регистрацию документов
При наличии централизованного оборота документов регистрация ведется сотрудниками службы ДОУ. Часть документов регистрируется службой делопроизводства, еще часть – по месту создания документа. Местом, где хранится журнал регистрации, становится архив.
