Регистрационные формы документов – журналы, книги и карточки регистрации

Журнал регистрации это документ, в который вносятся подробные сведения о создании документа – дата, его наименование, номер, под которым тот был зарегистрирован. По этим сведениям документацию проще отыскать в архиве, когда в этом возникает потребность.

Регистрационные формы документов – журналы, книги и карточки регистрации

Основные принципы регистрации

Они закрепляются в правовых актах, отнесенных к сфере делопроизводства. Нормы применяемые делопроизводителями в настоящий момент, были закреплены в 2018 году. В них описан четкий порядок действий при регистрации бумаг, созданных внутри организации. Указанные в законе требования к ведению журналов на предприятии должны соблюдаться, за их нарушение полагается штраф.

К описываемым принципам относятся следующие требования:

  • регистрация проводится единожды. Ее повторение является нарушением закона;
  • бумаги регистрируют, относя их к определенным группам. Принадлежность определяется по классификационным признакам;
  • обязательное соблюдение сроков – регистрация должна проводиться или в день прибытия (отправки) документов, или в день их подписания;
  • регистрация проводится в пределах календарного года.

Регистрировать обязательно

Это – одно из общих правил ведения журналов регистрации. Вся документация, прибывающая в организацию или создаваемая в ней и требующая учета, должна быть зарегистрирована. В журналы вносятся сведения о следующих группах документов:

  • поступившие от компаний или физических лиц;
  • внутренние;
  • отправляемые;
  • требующие ответа;
  • поступившие из государственных документов;
  • затрагивающие вопросы кадрового делопроизводства.

Единого перечня таких документов не существует. Отображение их движения – то, для чего предназначен журнал регистрации.

Регистрационные формы документов – журналы, книги и карточки регистрации

Виды журналов регистрации

Законодательство содержит требования к тому, какие виды учетных документов должны присутствовать на предприятии. В ведении юридического лица должны находиться журналы, на страницы которых вносятся сведения о:

  • изменении личного состава в пределах организации (принятие на работу, увольнение, нахождение в отпуске и т.д.)
  • письмах, прибывших на адрес фирмы;
  • письмах, отправленных фирмой;
  • приказах, закрепляющих изменения в основной деятельности или иные аспекты, связанные с ее осуществлением;
  • учете приказов по административно-хозяйственной деятельности.
Читайте также:  Выращивание цветов на продажу в домашних условиях: бизнес-план, отзывы

Приведенный выше перечень помогает ответить на вопрос о том, каково минимальное количество регистрационных журналов в организации. Их количество начинается от 6, если не учитывать те, что находятся в архиве в связи с заполнением всех полей.

Журналы (книги) регистрации

К ним предъявляются достаточно четкие требования. Понять, что содержит журнал регистрации, можно по его наименованию. Оно точно отражает то, о каких документах в нем хранится информация. При этом требования к данному виду документов учета могут отличаться. Например, может меняться длительность хранения журнала регистрации.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Имеется в любой компании. Необходим для полноценного управления организацией, отображает корреспонденцию, поступившую на ее адрес. То, как выглядит журнал регистрации данного типа, выбирает руководство компании. Разрешено ведение учета в бумажной и электронной форме.

Регистрационные формы документов – журналы, книги и карточки регистрации

Бумажная форма журнала регистрации входящей и исходящей документации

Внешне выглядит как типографская книга формата А4 со страницами в виде таблиц. Обычно есть возможность вписать нужные графы самостоятельно. Заполнение ведется шариковыми ручками с чернилами голубого, синего, фиолетового или черного цвета.

Основные графы

Они внесены в шаблон документа. К стандартным полям относят:

  • регистрационный номер;
  • дату;
  • вид поступивших бумаг;
  • их содержание (кратко);
  • указание на корреспондента;
  • указание на исполнителя.

То, как заполнять журнал регистрации после стандартных полей, решит руководство.

Основные правила заполнения

Для сохранения информации записи ведутся шариковой ручкой. Исправления могут внести карандашом. Данные вносятся в полном объеме, иногда применяются общепринятые сокращения (по утвержденному перечню).

Журнал регистрации приказов

Необходим для отображения движения бумаг, важных для жизни юридического лица. Имеет несколько основных разновидностей, хранится от 5 до 75 лет. Есть четкие требования к тому, как нумеруется журнал регистрации.

Читайте также:  Легкий заработок - от 650 рублей в день на новом операторе связи

Регистрационные формы документов – журналы, книги и карточки регистрации

Внешний вид документа, описание его полей, содержание

Строгих требований к внешнему виду нет. Стандартный образец журнала регистрации – амбарная тетрадь с листами формата А4. Страницы разделяются на несколько граф. Стандартное их число – 8. При необходимости, в соответствии с правилами оформления журналов регистрации, руководство организации может добавить дополнительные поля. Стандартно содержит информацию о принятых в компании приказах, их номер, дату принятия, сведения о том, кем был вынесен приказ и т.д.

Для чего необходим

Основное предназначение – быстрое нахождение конкретного приказа, вне зависимости от того, сколько документов после него было вынесено. По этой причине опытный делопроизводитель должен знать не только то, как оформить журнал регистрации, но и то, как быстро отыскать внесенные в него сведения.

Регистрационные карточки

К этому виду документов прибегают когда компания не имеет СЭД и у нее нет возможности подключения электронного документооборота. С помощью карточек документ регистрируется в нескольких картотеках по классифицирующим признакам.

Кто должен вести регистрацию документов

При наличии централизованного оборота документов регистрация ведется сотрудниками службы ДОУ. Часть документов регистрируется службой делопроизводства, еще часть – по месту создания документа. Местом, где хранится журнал регистрации, становится архив.

Регистрационные формы документов – журналы, книги и карточки регистрации
Sorry! The Author has not filled his profile.

Оцените статью
MoyCapital.com
Добавить комментарий